Digitalt eller fysiskt? Rösten alltjämt vårt viktigaste verktyg!

I våras infann sig på många arbetsplatser en mildare form av eufori beträffande digitala möten och att det genom dessa trots allt gick riktigt bra att uppehålla ett fungerande arbetsliv. Nu, när det gått ett drygt halvår sedan rekommendationerna att i möjligaste mån arbeta hemifrån introducerades, märks en trötthet hos många. Många organisationer har under hösten i viss mån öppnat upp för fysiska möten men även när pandemin är över så kan vi vara säkra på att de digitala mötena kommer att ha stor plats.

Därmed är det på sin plats att fundera över vad som krävs för att vi på sikt ska utveckla dessa.

Så vad är det egentligen som påverkar interaktion, lyssning och mental närvaro i det digitala sammanhanget? Ja, till stor del handlar det om samma faktorer som i det fysiska. Det engagerade (och engagerande) tilltalet, den muntliga leveransen bestäms av samma mekanismer. För oavsett forum så kommunicerar vi muntligt. Rösten, i samspel med kroppen, är trots modern teknik, alltjämt vårt viktigaste verktyg. Dock – det digitala filtret gör att en mängd av de subtila mekanismer som vi överhuvudtaget inte tänker på i det fysiska sammanhanget filtreras bort. Konsekvensen av detta blir, nästan alltid, blekare, tråkigare, kommunikation och lägre mental närvaro hos deltagarna. Även om ingenting slår det fysiska mötet, det är det vi är tillverkade för, så kan vi i alla fall närma oss det fysiska mötets kvalitet genom insikt och medvetenhet kring några viktiga aspekter. Här följer tre stycken infallsvinklar på detta:

  1. I möten och presentationer, särskilt där vi är fler än fyra personer, kan den digitala stumheten och trubbigheten vara klart hämmande. Försök därför alltid ha ”top of mind” att det digitala mötet/den digitala presentationen ÄR annorlunda, KÄNNS annorlunda i förhållande till den/det fysiska.


  1. Ställ frågor genomgående i möten eller i samband med presentationer för minst fyra personer. Besvara frågorna själv. Frågor har alltid en triggande effekt på mottagaren även om du är den som besvarar dem. Men se till att ha direktinteraktion var tionde eller femtonde minut genom frågor från deltagarna själva, direkt eller genom chatforum. Ständiga frågor är alltid ett sätt att ”föra en handling framåt”.


  1. Skärp din artikulation. Förstärkt artikulation i ”det skarpa läget” hjälper oss att förmedla energi och engagemang och gör att förutsättningarna för att tränga igenom det digitala filtret blir större.



TRE TIPS RÖRANDE ETT FÖRUTSÄGBART OFÖRUTSÄGBART ARBETSÅR

Det märks på många håll att de fysiska mötena åter blir fler. Det är inte bara bra , det är i längden nödvändigt. Forskning visar entydigt att kreativitet och innovation får bättre förutsättningar när människor möts fysiskt.

Dock, även om vi ser en gynnsam utveckling rörande Covid 19 (i alla fall i Sverige) är det enda förutsägbara fortfarande att mycket är oförutsägbart. Och att vi likväl kommer att kommunicera digitalt. Då är struktur och mötesplanering bra, MEN - ska vi närma oss det fysiska mötets kommunikativa genomslag handlar det om andra saker. Här följer tre tips som det kommer att löna sig att att tänka på för den som vill uppnå vassare muntlig kommunikation i det digitala sammanhanget när vi är fler än fyra i ett möte

1. INTA DET DIGITALA RUMMET. Förstärk din röstvolym "ett snäpp" från normal samtalston. (Märk väl att det enbart är volymen, inte röstläget, som avses.)

2. Förstärk tilltalet! I det digitala sammanhanget kan den uteblivna ”rumsligheten” innefattande en ”digital stumhet” vara hämmande. Ett blekt tilltal blir ännu blekare digitalt. Så fram med det engagerande tilltalet! Detta inbegriper en artikulation och betoning som är än mer förstärkt än i ett normalt samtal för att den ska tränga igenom det digitala filtret.

3. HA DATORN I ANSIKTSHÖJD. På det viset kan vi, något, närma oss upplevelsen i det fysiska mötet. (Miljö påverkar alltid)




Det nya (digitala) ledarskapet

Lyhördhet, att ”läsa av” sina medarbetare, att visa att man finns där för dem. Och att kommunicera muntligt på ett sätt som alltid inger förtroende. Tillit. Att vara den självklara auktoriteten utan att vara auktoritär. Allt detta kräver kommunikativ kompetens. Den kommunikativa förmågan är A och O för en bra chef, för gott ledarskap, för bra resultat.

Ja, kraven är knappast små. Men förmodligen tycker ingen att nyss uppräknade kännetecken för en god chef är oskäliga?

Så vad innebär detta i vår nya, sköna, digitala värld? Jo, väldigt mycket!

Vi människor är tillverkade för det fysiska sammanhanget. I den digitala kontexten filtreras en mängd av alla de mekanismer som är en naturlig del av det mänskliga ”varandet” bort. Dessa mekanismer utgör en så självklar del av muntlig kommunikation att vi överhuvudtaget inte tänker på dem.

Fina nyanser av mimik, tonfall, melodi, kroppsspråk försvinner och bleknar oroande lätt på grund av det digitala filtret och den uteblivna ”rumsligheten”. Allt detta påverkar interaktion och relationer med medarbetarna. Och visst, det funkar väl ett tag. Vi kan meddela varandra saker fram och tillbaka. Se till att hålla verksamheten igång. Men i långa loppet kan konsekvenserna bli förödande. Magnus Henrekson, professor i nationalekonomi och VD för det ansedda Institutet för Näringslivsforskning, IFN (inom entreprenörskap rankat som nr 2 i världen efter London School of Economics) säger följande i Dagens Industri (31/7, 2020):

”Kärnan i all verksamhet är inte bara vad utan också hur något sägs, Spontan interaktion mellan medarbetare är central. Då framkommer viktiga aspekter som inte kommer fram i digitala möten eller massmejl. Till slut börjar bolagens verksamhet – utveckling, kreativitet, engagemang, strategi, kundnytta och nya, innovativa lösningar, men även effektivitet och produktivitet – ta skada.”

Ord och inga visor från professor Henrekson. Det han säger är i grund och botten att den mänskliga interaktionen är A och O för bra resultat. Ja, det har sagts förr men nu säger Magnus Henreksen detta ur ett perspektiv då det mesta av våra professionella förehavanden utgår från en digital kontext.

Vad ska vi då göra när läget är som det är? Går det ändå inte att åstadkomma en digital kommunikation som i alla fall närmar sig det fysiska mötet i kvalitét?

Jo, visst går det. Men för detta krävs förståelse och insikt för hur muntlig kommunikation fungerar. Att vi frågar oss själva vad det är som i grunden påverkar hur det vi säger förmedlas och därmed uppfattas och tas emot. – Ja, vi kan ta oss fram ändå. Men vad vill vi att det nya, digitala ledarskapet ska innebära? Ska vi vara nöjda med halvbra/halvdålig kommunikation? Förmodligen är det få som svarar ja på den frågan.

Så vad bör vi tänka på för att ta nästa steg i det digitala ledarskapet? (Som för övrigt kommer att vara en stor del av ledarskapet även efter pandemin.)

Här följer några aspekter beträffande muntlig kommunikation i det digitala (och många gånger i det fysiska) sammanhanget som det kan löna sig att ha ”top of mind”.


  • Vässa den muntliga leveransen. Förstärkt artikulation och uttryck ökar förutsättningarna för att förmedla engagemang vilket i sin tur triggar och attraherar till lyssning och interaktion. (Så funkar språk var vi än är i världen.) Kom ihåg att det behövs ganska lite förstärkning för att uppnå desto större effekt. Som ”sändare” tror vi lätt att det blir överspel, som mottagare VILL vi att den som sänder tar plats. Då blir vi bekväma. Ingenting slår tydlighet. På alla plan.


  • Var inte rädd för att också kräva tydlighet och god muntlig kommunikation av dina medarbetare. Alla har ett ansvar. Alla tjänar på att ansvaret tas.


  • Lyssna. Få saker slår lyssnandets retorik. Den som lyssnar visar att hen VILL möta, VILL interagera.


  • Kräv att alla har kameran på. Det borde vara en självklarhet men är det inte. Oartighet är aldrig, i något sammanhang, bra.



  • Mjuta INTE! Den psykologiska vinsten blir så mycket större och påverkar deltagarnas mentala närvaro positivt.

Den som inte har möjlighet att vistas i ostörd miljö bör dock självklart mjuta. Det handlar egentligen bara om att mötesdeltagarna i det digitala sammanhanget rättar sig efter samma regler som i det fysiska.


  • Säkra interaktion och delaktighet genom att med jämna mellanrum ställa frågor. Frågor kan, utöver chatforum, också gås igenom lite nu och då i ”breakout sessions”. Att också ställa frågor som man själv besvarar är ett sätt att föra ”handlingen” framåt. Istället för att säga ”därför väljer vi att…” kan man säga ”hur har vi då valt att göra? Jo, vi kommer att….” Frågor har alltid en triggande effekt. Att ibland också lägga in någon minut för enskild reflektion gör att man lättare kan tilltala medarbetarna för att sedan höra om deras synpunkter. Oavsett metod är syfte och mål att alltid åstadkomma kommunikation som alla delar och att ingen gömmer sig.


  • Ha datorn i ansiktshöjd. Se till att medarbetarna också har det. De mekanismer vad gäller mimik och fina, fina nyanser beträffande uttryck kommer så mycket närmare mottagaren vilket i hög grad påverkar kommunikationens kvalitét.


  • Kom ihåg: teambuilding kan för all del vara att göra trevliga saker tillsammans. Men bra teambuilding, teambuilding varje dag, handlar om fungerande kommunikation. I det digitala sammanhanget krävs så mycket mer för att en sådan ska uppnås.



Per Furumo

Per Furumo är konsult i talarträning/retorik/presentationsteknik. Som röstspecialist sticker Per ut bland Sveriges retorikkonsulter. Bland kunderna finns många av våra stora företag och organisationer, Regeringskansliet, EU-kommissionen, FN, offentliga personer inom näringslivet och många andra.


LEDORD OCH VÄRDERINGAR - INGENTING SLÅR DE EVIGA SANNINGARNA Ledord hit, värderingar dit. Jag är inte ute efter att raljera, det är bra och viktigt med vägvisande ord. Varje organisation försöker hitta sin optimala språkliga utformning för det man vill visa internt och externt att man står för. Om formuleringarna dessutom omfattas och levs på riktigt är det fantastiskt.

Men visst är vi, i alla möjliga sammanhang, bra på att krångla till det där som egentligen kan vara så självklart och enkelt?

För vad vi än gör, inom vilket fält vi än verkar och oavsett om vi möts fysiskt eller digitalt gäller samma grundläggande omständigheter. När vi människor är snälla mot varandra blir allting till det bättre.

Det är inte säkert att vi alltid vill vara snälla, trevliga, tillmötesgående. Och visst, i alla situationer är det kanske inte motiverat. Men, törs jag påstå, för det mesta är det så. För vi är tillverkade för att MÖTA varandra, samarbeta. Vi hade inte existerat som art idag om vi inte haft den förmågan. Samarbete tarvar tillit och tillit framkallas av allt det där som vi mår bra av. Snällhet, omtänksamhet, artighet. Egentligen vet vi nog alla det här, men - det räcker med att jag går till mig själv - vi måste ständigt påminna oss. Låt mig delge ett citat ur den isländska Eddan som varenda organisation borde ha som fundamentala ledord: "Människan är människans glädje." Enklare och bättre kan det inte sägas.



DEN EVIGA SPOILERN - SAMSPELET MELLAN TAL OCH BILD Att stötta sitt budskap med bilder är sedan länge det förhärskande sättet att göra presentationer. Tyvärr innebär det att vi ofta utan att reflektera utgår ifrån att ett anförande är samma sak som en PPt.

Nåväl, bilder som åskådliggör och förstärker det vi vill förmedla kan vara hur bra som helst. Och hur förödande tråkigt som helst…

Hur man kan bygga sina bilder mer pedagogiskt borde förstås många fler fundera mer på. Inom ämnet presentationsteknik är detta naturligtvis en viktig och ofta förekommande fråga. Men, något det talas betydligt mindre om är dramaturgi och samspelet mellan tal och bild.

Det absolut rådande förfaringssättet i samband med presentationer, oavsett om sammanhanget är fysiskt eller digitalt, är att ta fram en bild och sedan tala till den. Därefter tar man fram nästa bild och talar till den o s v. Jag säger inte att detta fel men jag säger att det är tråkigt och inte speciellt pedagogiskt. För -till mer än femtio procent av bilderna kan man tala först och sen ta fram bilden. Man ”krattar” helt enkelt manegen för det som illustreras.

Tänk dig att du anför något om it- utveckling (eller något annat) rörande din organisation. Och att du talar och berättar först för att sedan visa den illustrerande grafen istället för att göra det direkt. På detta sätt ökar du förutsättningarna för att åstadkomma en dramaturgi och berättelse som skapar förväntan och nyfikenhet. Mottagaren triggas, attraheras, stimuleras. Jämför med när vi läser en saga för barn. Vi visar inte bilden först och läser sen. Det vore ju samma sak som att avslöja vad som komma skall. (Här barn ser ni hur vargen äter upp mormor-nu tar vi det från början.)

Faktum är att mekanismerna som skapar stimulans och närvaro är de samma för en grupp sexåringar som för en grupp tekniker, ekonomer eller hr-specialister. Den skillnad som finns mellan barn och vuxna är att den vuxne vet att man måste försöka skärpa sig, man är på jobbet, man kan tjäna på att lyssna. MEN – riktigt bra presentation handlar om att få mottagaren att lyssna oberoende av kontext, ämne, innehåll. Därför att du genom dramaturgi (och tilltal förstås) – som till stor del handlar om samspelet mellan tal och bild, jag kan inte nog tjata om detta, skapar NYFIKENHET.

Fysiskt eller digitalt. Vad föredrar du? Vassare, mer spännande, intresseväckande kommunikation. Eller motsatsen, den eviga spoilern?


DET FINNS INGET SMARTARE ÄN ATT STÄLLA DUMMA FRÅGOR Vi är alla med om det lite nu och då. Att inte våga fråga, att framstå som okunnig och dum. Synd, för den som vågar ställa de där enkla, elementära frågorna kan dra det längsta strået. Viktigt dock att inte ursäkta sig utan istället visa att man står för det man säger och undrar. Som med allting annat vi uttrycker är tonfall och melodi avgörande faktorer vad gäller detta.

Nästan alltid är det så att omgivningen BEUNDRAR den som vågar ta risken att framstå som naiv eller obevandrad. Ja, faktum är att det många gånger innebär att att de flesta, utöver den uppväckta respekten, också känner sig lättade. Fast de själva inte vågade röja okunnighet rörande något i sammanhanget angeläget slapp de lämna mötet i okunskap. Lever jag själv upp till detta? Alltså till att våga vara den "dummaste" i rummet? Nja, ibland, ibland inte. Men mitt mål är förstås att alltid göra det. För som det kinesiska ordspråket lyder: Bättre att fråga och verka dum än att FÖRBLI dum. Det finns inget smartare än att ställa dumma frågor.


MJUTA INTE! -Plötsligt känns det så självklart. -Vaddå? -Jo, att inte mjuta fast mötesdeltagarna är fler än fyra. -Men det är väl bra att vi slipper biljud som raspar, låter och bara stör? Samt hundar som skäller, barn och andra som ger läten ifrån sig? -Ja, självklart! Men varför ska vi räkna med diverse störmoment i det digitala sammanhanget när det är fullständigt uteslutet i det fysiska? Mjutandet fyller sin funktion för dem som har svårt att uppnå en tyst digital miljö. Men för de flesta är det inte så. Rundgång är ett problem som uppstår ibland men som avhjälps med hörlurar. De positiva effekterna av det icke mjutade mötet är stora. Den digitala trubbigheten och stumheten avväpnas markant, INTERAKTIONEN blir påtagligt mer naturlig. Möteskvaliteten vässas betydligt. Jag har testat detta nu ett antal gånger med upp till 40 pers med oväntat bra resultat. (I en stor grupp brukar alltid några vara tvungna att mjuta.) Störning från skramlande koppar eller annat blir inte mer omfattande än på ett fysiskt möte.

Visst, det kräver god MÖTESETIKETT. Men god mötesetikett bör väl gälla oavsett forum? Kort och gott: Mjuta INTE.


Senaste inlägg

Visa alla

Vad är det vi tävlar med? Är det kvaliteten på varor och tjänster? Kanske ibland, till viss del. Men det vi hela tiden kommer tillbaka till är bemötande och tilltal. Som mottagare, kund, vill vi känna

Oavsett mötesform – frågor om retorik och möteskultur är alltid aktuella. Så vad har vi då lärt oss av pandemin beträffande möten? Många intygar säkert att det gått ganska bra. Vi blev snabbt bekväma

Plötsligt är vi på en ny plats. Det gamla normala (fysiska möten) återvänder, det nya normala (digitala möten) fortsätter att ta stor plats. Och nu kommer sammansmältningen mellan dessa två, hybridmöt