Oavsett mötesform – frågor om retorik och möteskultur är alltid aktuella. Så vad har vi då lärt oss av pandemin beträffande möten?
Många intygar säkert att det gått ganska bra. Vi blev snabbt bekväma med de digitala mötesverktygen, saker och ting rullade på. Blev det nya normala.
Vad gäller de pedagogiska och retoriska aspekterna vad gäller allting som åstadkommer ännu bättre, levande och givande möten stod sig det gamla normala gott. D v s också när det nya normala tog över fortsatte de pedagogiska uppsåten att lysa med sin frånvaro på de flesta arbetsplatser.
Dock gjordes erfarenheter som säkert de flesta känner igen sig i. Den digitala stumheten och trubbigheten kan vara förödande. Men som sagt, det funkade ju hyfsat ändå. Trots allt som oftast ett minimum av pedagogiska åtgärder.
Och så har det väl nästan alltid varit i svensk möteskultur. I det gamla normala ägnades ju inte heller nämnvärd tid åt att på djupet förändra och utveckla möten och presentationer. Jo, okej, en och annan kurs i presentationsteknik kanske, för de hängivna. MEN- vill vi inte mer? Möten och anföranden med energi och lust, möten – nu tycker säkert någon att jag tar i så jag spricker – att se fram emot borde vi väl alltid eftersträva?
Även om pandemin inte släppt sitt grepp så räknar nu de flesta med att hösten kommer att medföra fler fysiska möten igen. Många av oss längtar verkligen till det gamla normala. Att få ta del av varandras personer fullt ut, att bekräfta och bli bekräftad med alla små nyanser som är en självklar del av mänsklig interaktion men som så lätt uteblir i det digitala sammanhanget. Som betyder oerhört mycket för hur vi hör, förmedlar, uppfattar och tar in budskap utan att vi tänker på det. Det digitala mötet kommer förstås att ta fortsatt stor plats, men det fysiska blir så mycket viktigare.
Ytterligare en mötesform som med säkerhet kommer att bli vanligare är hybridmötet. Alltså deltagare fysiskt på plats och deltagare via länk. Utmaningen här blir att se till att länkdeltagarna i möjligaste mån deltar på samma villkor som de som är på plats. Att man inte bara tittar på ett möte.
Hur ska vi då göra för att i höst ta nya, friska, mötestag? Hur kan vi utnyttja erfarenheterna från pandemins digitala möten för att förbättra både dessa, hybridmötena men inte minst de fysiska?
Här följer några tankar/förslag att ta med inför det gamla och men självklart också det nya normala. Kom ihåg, oavsett benämning är framgångsfaktorerna till största del de samma oavsett forum.
*Incheckning. Många har säkert erfarit att digitala möten många gånger liksom bara börjar. Synd, för det kan ha en negativ effekt, åstadkomma mindre engagemang, ibland likgiltighet hos flera mötesdeltagare. I det fysiska mötet kan incheckningen, småpratet sköta sig själv. Men ta inte detta för givet. Säkra att alla kommer till tals även om man är tjugo personer, att var och en bara säger något. Det där som ibland kallas kallprat skulle lika gärna kunna kallas varmprat. Den psykologiska effekten av detta kan vara enastående positiv, bra mötesatmosfär är enbart av godo. Värna alltid – digitalt eller fysiskt – om incheckningen.
*Delaktighet. Säkra delaktighet och involvering, säkra att alla kommer till tals under mötets gång. Ett sätt att åstadkomma detta är att då och då be deltagarna diskutera frågor två och två, alltifrån någon minut till flera minuter. Det blir då helt naturligt att som mötesledare rikta sig till var och en. Alla kommer till tals på ett annat sätt än när man enbart låter frågan vara fri.
En variant på detta är att ställa en fråga och sedan uppmana till egen reflektion i 0,5 till en minut. Detta är användbart särskilt i det digitala sammanhanget men kan med fördel praktiseras också i det fysiska. Återigen blir det helt naturligt, ingen riskerar att känna sig utsatt, att rikta sig direkt till olika mötesdeltagare.
*Variation. Eftersträva variation i mötesdisposition och upplägg. Variation gör oss alerta och ökar den mentala närvarandenivån. I den digitala kontexten är det extra stor risk för monotoni och enformighet. Alla vet att så kan vara fallet även i den fysiska.
*Frågor. Ställ frågor genomgående. Väldigt mycket av det vi säger kan vändas till frågor, oavsett om det handlar om information, redovisning eller annat. Frågor har en triggande effekt och bäddar för mental närvaro hos deltagarna. Gäller förstås i alla mötessammanhang.
*Nyfikenhet! Fundera på hur du som mötesledare eller presentatör, fysiskt eller digitalt, ständigt kan trigga, attrahera, stimulera, skapa nyfikenhet. En nyfiken deltagare är alert och deltar fullt ut.
*Tilltal/den muntliga leveransen. Det är alltid mycket mer än innehållet i sig som påverkar hur ett budskap uppfattas och tas emot. Levande, uttrycksfull muntlig kommunikation ökar förutsättningarna för lyssning och interaktion. Motsatsen, blek, blodfattig kommunikation, kan, oberoende av sammanhang, vara förödande.
I det nya såväl som i det gamla normala: Vad vi säger är viktigt – HUR kan avgöra genomslaget!
Per Furumo